Kleidungsstücke, die in Deutschland verkauft werden, sind nur noch in den seltensten Fällen hier produziert worden. Allein die Bremer Ospig Textil GmbH & Co führt jährlich rund 7,5 Millionen Hosen und andere Teile ein, verteilt auf 4.000 Importe. Der bürokratische Aufwand ist enorm. "Das kann man nur noch mit technischen Hilfsmitteln machen", betont der kaufmännische Leiter Dr. Luling Lo.
Das Unternehmen ist dabei, die komplette schriftliche Kommunikation zu digitalisieren. Wichtigstes Projekt ist in diesem Zusammenhang die Einführung des i-TMS (international Trade Management System) von der nwi nordwest international GmbH und der ZOBA GmbH, zwei Töchtern der Sparkasse Bremen. Das System ermöglicht die effiziente und rechtssichere Datenübertragung zwischen allen Einrichtungen, die an einem Import beteiligt sind: Absender, Empfänger, Banken, Versicherungen, Zollbehörden und Spediteuren. Das Prinzip: Jede Information muss nur einmal in den Computer eingegeben werden und steht dann für den kompletten restlichen Prozess automatisch zur Verfügung.

i-TMS reduziert Papierflut

Das Potenzial des i-TMS, das auf das Internet und das bankeninterne Kommunikationssystem SWIFT zurückgreift, ist erheblich. "International tätige Unternehmen müssen einer UNO-Statistik zufolge weltweit jährlich rund 240 Milliarden US-Dollar aufwenden, um alle ihre Ex- oder Importaktivitäten vorschriftsmäßig zu dokumentieren", sagt nwi-Geschäftsführer Dr. Christoph Graf von Bernstorff. "Das i-TMS reduziert nicht nur die Papierflut, sondern automatisiert als zentrale Kommunikationsplattform auch zahlreiche Vorgänge und entlastet damit die Nutzer."

Dr. Lo, der auch einen Lehrauftrag für Supply Chain Management an der Hochschule Bremen mit dem Schwerpunkt "efficient administration" hat, sieht mit dem nwi-System beim Pilotanwender Ospig ein großes Einsparpotenzial: Bis zu 50 Prozent der Kosten ließen sich in den Abteilungen Importabwicklung und Buchhaltung reduzieren, wenn das System in allen Bereichen des Unternehmens eingeführt ist.
Bisher ist die i-TMS-Funktionalität für Rechnungen und Packlisten umgesetzt. Alleine das Eintippen einer schriftlich übermittelten Packliste in die Warenwirtschaft dauert normalerweise 20 Minuten bis eine Stunde, und bei Ospig müssen jährlich mehr als 4.000 solcher Dokumente verarbeitet werden. Auch die automatische Übernahme der Rechnungen macht sich bezahlt. "Heute müssen wir die Rechnungsdaten jeweils in vier verschiedenen Abteilungen erfassen", sagt Dr. Lo. "Wenn die Daten über i-TMS kommen, brauchen wir sie nicht einmal mehr anzusehen." Er bezeichnet das System daher als "Killerapplikation".

In Deutschland einzigartig

In der Praxis gibt also der Hersteller der Kleidungsstücke die meisten Informationen ein und alle anderen Beteiligten brauchen sie nur noch zu ergänzen, sofern dies nicht automatisch passiert. Auch der Hersteller profitiert von dem System, denn ihm werden bei der Dokumentenbearbeitung schon viele Angaben von der Datenbank vorgeschlagen, beispielsweise Adressen und Preise. So erhöht sich auch für ihn die Effizienz, während die Fehlerquote über die gesamte Prozesskette hinweg sinkt. Neben den Ospig-Werken in China, Bangladesch und Tunesien können auch Zulieferer auf das System zugreifen.
Die nwi hebt mit dem i-TMS, das mindestens in Deutschland einzigartig ist, die traditionelle Außenhandelskompetenz der Sparkasse Bremen auf eine neue technologische Ebene. Ein wichtiger Faktor ist dabei die Zusammenarbeit mit der ZOBA GmbH, einem bundesweit tätigen Zollberatungs- und Abwicklungsspezialisten. Unternehmen profitieren von dieser Konstellation, weil sie eine enge Kopplung der bankseitigen Abwicklung mit dem Know-how in Bereichen wie Import-, Export- und Zollabwicklung ermöglicht.

Leichter Zugang aus allen Ecken der Welt

Voraussetzung für die Nutzung des i-TMS, auf dem Deutschen Außenwirtschaftstag 2003 ausgezeichnet, ist lediglich ein Arbeitsplatz mit Internetzugang. Der Einsatzbereich des Systems ist geografisch unbegrenzt - auch in den entlegensten Ecken der Welt kann damit gearbeitet werden. Rund 2.000 Partnerbanken der nwi sorgen für die Abwicklung vor Ort. (koe)